Asiantuntijajulkaisu: Jenni Parpala, Siivousmanageri
Tapahtuma-ala oli yksi niistä toimialoista, joka koki erityisen suuren kolauksen koronapandemian vuoksi. Vaikka innostus osallistua tapahtumiin ensimmäisen korona-aallon jälkeen oli kova, pysyivät ihmisten mieliin iskostuneet pelot vahvoina. Moni mietti pitkään, uskaltaako yleisötapahtumiin osallistua, samalla kun tapahtumanjärjestäjät tekivät tiiviisti suunnitelmia turvallisen asiakaskokemuksen järjestämiseksi. Itse hoidin kahden kesän 2020 suurimman yleisötapahtuman hygieniavastuun.
Hygienian kannalta turvallisen tapahtumaympäristön rakentaminen alkaa aina siitä, että järjestäjän kengistä hypätään katsomaan tapahtumaa asiakkaan silmin. On tunnistettava riskipisteet sekä asiakaskokemukseen hygienian kannalta vaikuttavat osa-alueet. Syntyykö tapahtuma-alueelle pullonkauloja, joissa ihmismassoja on vaikea välttää? Kuinka voidaan varmistaa, etteivät pöytäseurueiden roskat ja juomat sekoitu? Onko käsienpesupisteet ja käsidesit sijoiteltu järkevästi niin, että kosketuspinnoilta tapahtuvat tartunnat voidaan minimoida? Näkyvätkö ja kuuluvatko hygieniatoimet vahvasti kaikissa kanavissa ja tapahtuma-alueella?
Käsidesipisteet ovat jo minimivaatimus
Korona loi siivoukselle ja hygienialle kertaheitolla uudet vaatimukset. Vuonna 2020 tapahtumakävijät tottuivat tehostettuihin siivoustoimiin: bajamajoissa tuoksui kloori, eikä festaripöydillä tarvinnut varoa tahmaisia pintoja. Uskon, että nämä standardit tulevat pysymään myös koronan jälkeen, sillä nyt huussilta haiseva festarivessa koetaan epämiellyttävänä, kun on saatu maistaa jotain muuta. Tehostettu siivous ja hygienia lisääkin turvallisuuden lisäksi merkittävästi myös viihtyvyyttä tapahtumassa.
Olen huomannut seuratessani tänä vuonna tapahtumien ja seminaarien markkinointia, että usein hygieniatoimenpiteitä markkinoidaan niissä ”Meillä on tarjolla käsidesiä ja kasvomaskeja” -tyylillä. Tämä on kuitenkin turvallisuuden ja maineenhallinnan kannalta aivan minimivaatimus, joka ei riitä takaamaan aidosti turvallista tapahtumaa. Kävijöille tämä on itsestäänselvyys.
Eksyneen näköinen käsidesipullo sivupöydällä ei tee tapahtumakävijälle turvallista oloa, vaan oikeasti turvallisen tapahtuman järjestämiseen vaaditaan systemaattista ja strategista suunnittelua hygienian osalta. On ymmärrettävä ennen kaikkea asiakaskäyttäytymistä ja luotava hygieniatoimet tukemaan sitä. Lisäksi on oltava ammattitaitoa siivouksen organisointiin, johtamiseen sekä siivousaineiden ominaisuuksiin liittyen.
Tehokas ja selkeä viestintä on avain onnistumiseen
Parhaimmillaan tehokas ja turvallisuuden tunnetta lisäävä viestintä vauhdittaa lipunmyyntiä, tuo ihmiset positiivisemmalla mielellä tapahtumaan ja vähentää median luomien klikkiotsikoiden riskiä. Hygienia-asioista ja turvallisuudesta on tärkeää viestiä riittävän ajoissa ennen tapahtumaa, aktiivisesti tapahtuman aikana sekä vielä lyhyesti tapahtuman jälkeen.
Viestintää on monenlaista aina somemarkkinoinnista tapahtumapaikalla oleviin ohjeistuksiin sekä siivoojien vaatetuksesta juontajien spiikkeihin. On tärkeää, että viestintää toteuttavilla tahoilla on aito ymmärrys hygienia- ja siivousasioista, jotta sisältö ei jää pinnalliseksi mainoshelinäksi. Vahva ammattitaito välittää viestinnässä omalta osaltaan turvallisuudentunnetta kävijöihin.
Kriisiviestintä on yksi tapahtuman hygieniaviestintään liittyvä osa-alue, joka usein unohdetaan. Miten toimimme ja kuka ottaa vetovastuun, jos tapahtumasta tuleekin kaikista varotoimista huolimatta koronalinko? Kuinka kommentoimme asiaa medialle? Voimmeko toimittaa välittömästi lokikirjan toteutetuista hygieniatoimista viestinnän tueksi sekä näyttää toteen, että olemme toimineet kaikkien vallitsevien ohjeistusten mukaan?
Järjestäjänä on tärkeää näyttää esimerkkiä sekä varmistaa, että kaikki tapahtuman viestintä tukee positiivista mainetta hygienian osalta. Voimme yhdessä luoda turvallisia kohtaamisia eri kokoluokan tapahtumissa myös korona-aikana. Se vaatii kuitenkin tiukkaa etukäteissuunnittelua, viestintää sekä rautaista hygienian ammattitaitoa tapahtuman aikana.
Siivousmanagerina huolehdin tiimini kanssa kesällä 25 000 festarikävijän turvallisista kohtaamisista. Tapahtumiin ei linkitetty yhtään koronatapausta, minkä uskon johtuvan strategisesti tarkkaan mietityistä hygieniatoimista, mutta ennen kaikkea tehokkaasta viestinnästä, jonka avulla saimme sitoutettua järjestäjien lisäksi myös festarikävijät mukaan hygieniatoimiin. Minua tultiin useamman kerran vetämään tapahtumien aikana hihasta ja kiittämään: ”Meillä on täällä turvallinen olo ja uskallamme nauttia olostamme!”
Lue myös: Korona – mitä siivous vaatii juuri nyt?
Mietityttävätkö tapahtumasi hygieniajärjestelyt? Kysy lisää Siivousmanagerilta! Jenni Parpala, Siivousmanageri jenni.parpala@kiffel.fi / 044 999 0354 Siivousmanagerin avulla luot turvalliset kohtaamiset tapahtumaasi, varmistat tapahtumasi toteutumisen sekä viestit hygieniatoimista mahdollisimman tehokkaasti kävijöille ennen tapahtumaa, sen aikana ja sen jälkeen.